1. Działem kieruje Kierownik, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi Ośrodka.
 

2. Kierownik działu zapewnia warunki prawidłowego funkcjonowania Ośrodka w zakresie organizacyjnym, w szczególności poprzez:

- nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady Miejskiej dotyczących działalności Ośrodka wraz z ich rejestrem;

- nadzór nad przygotowaniem projektów zarządzeń wewnętrznych Dyrektora wraz z ich rejestrem;

- przygotowywanie sprawozdań dotyczących działalności Ośrodka zgodnie z zapotrzebowaniem;

- opracowaniem i aktualizacją Regulaminu organizacyjnego MOPS;

- analizę, opracowywanie i doskonalenie projektów aktów wewnętrznych Ośrodka w uzgodnieniu z Dyrektorem i kierownikami komórek organizacyjnych MOPS;

- przygotowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw dla Dyrektora oraz pracowników Ośrodka wraz z ich rejestrem,

- prowadzenie rejestrów zarządzeń Prezydenta oraz uchwał Rady Miejskiej dotyczących funkcjonowania MOPS;

- koordynowaniem prac nad projektami instrukcji, regulaminów we współpracy z merytorycznie odpowiedzialnymi komórkami organizacyjnymi przy współpracy Radcy prawnego;

- koordynowanie spraw dotyczących skarg i wniosków wpływających do Ośrodka,

- koordynowanie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej,

- nadzór nad prawidłowością stosowania instrukcji kancelaryjnej,

- koordynowanie pracą sekretariatu i BOI.
 

3. Ze struktury organizacyjnej Działu Organizacyjnego wydziela się:

Biuro Obsługi Interesanta(BOI), podporządkowane Kierownikowi Działu zajmujące się:

− obsługą interesantów,

− obsługą centrali telefonicznej i łączeniem rozmów w budynku Ośrodka,

− prowadzeniem ewidencji przyjmowanych spraw od pracowników socjalnych, z podziałem na rejony, odnotowywaniem udzielonej pomocy klientom oraz udzielaniem informacji osobom, których przyznana pomoc dotyczy,

− przygotowywaniem i sporządzaniem wszelkich zaświadczeń o pobieraniu lub niepobieraniu świadczeń z Ośrodka dla wnioskodawców indywidualnych i instytucji zwracających się o taką informację,

− dbałością o zapewnienie zabezpieczenia druków niezbędnych do pracy Działu Pomocy Środowiskowej,

− przygotowywaniem zapotrzebowania na zwrotne potwierdzenia odbioru dla potrzeb Ośrodka,

− przepisywaniem notatek służbowych, pism zleconych przez specjalistów Działu Pomocy Środowiskowej,

− sporządzaniem wezwań do klientów o konieczności zgłoszenia się do pracownika socjalnego, zgodnie ze zleceniem specjalistów Działu Pomocy Środowiskowej,

− prowadzeniem rejestrów i dokumentacji związanej z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (przekazywanie wniosków na posiedzenie komisji, udzielanie informacji o osobach niekorzystających z pomocy społecznej i braku możliwości ich zawiadomienia o terminie posiedzeń),

− przygotowywaniem informacji do comiesięcznego sprawozdania z ilości przeprowadzonych wywiadów, notatek, protokołów na potrzeby Działu Pomocy Środowiskowej,

− prowadzeniem dokumentacji dotyczącej umieszczania osób w zakładach opiekuńczo leczniczych,

− prowadzeniem spraw związanych z rozliczaniem Centrum Integracji Społecznej (sporządzaniem skierowań uczestników, sporządzaniem umów i rezygnacji, prowadzeniem indywidualnych teczek każdego uczestnika CIS,) sporządzaniem miesięcznych wykazów osób do ubezpieczenia zdrowotnego wraz z członkami ich rodzin, sporządzaniem pism do UM o przekazanie kolejnej transzy,

− sporządzanie korespondencji Działu Pomocy Środowiskowej oraz wysyłki poczty ze wszystkich działów Ośrodka oraz dostarczenie jejdo budynku Poczty Polskiej,

− rejestracją w systemie elektronicznym poczty i rozdzielaniem wszystkich zwrotnych potwierdzeń odbioru dla poszczególnych działów

 

Sekretariat, podporządkowany Kierownikowi Działu, do zadań którego należy:

− dbałość o prawidłowy i sprawny obieg dokumentów oraz właściwą selekcję informacji i przekazu spraw,

− dbałość o sekretariat i gabinet Dyrektora, zapewnienie wszelkich potrzeb związanych z prowadzonymi spotkaniami służbowymi, zebraniami z pracownikami itp.

− ustalanie terminowości spotkań Dyrektora, przyjęć klientów,

− kierowanie klientów/osób zainteresowanych i przedstawicieli środowiska lokalnego do rzeczowo i miejscowo właściwych komórek organizacyjnych MOPS;

− prowadzenie rejestru porad prawnych dla klientów Ośrodka wraz z ustalaniem terminów,

− prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Ośrodka,

− prowadzenie rejestru spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej,

− prowadzenie książki kontroli zewnętrznych w Ośrodku,

− prowadzenie tablicy ogłoszeń.
 

4. Do zadań działu należy:

- prowadzenie wymaganej dokumentacji,

- współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi MOPS,

- aktualizacja informacji zamieszczanych na BIP oraz stronie Ośrodka.